Regolamento organi collegiali

PROPOSTA DI REGOLAMENTO PER IL FUNZIONAMENTO DEGLI ORGANI COLLEGIALI IN MODALITÀ TELEMATICA

Art. 1- Ambito di applicazione

1. Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi Collegiali: Collegio dei Docenti, Giunta Esecutiva, Consiglio di classe/interclasse/intersezione, Comitato per la valutazione del servizio, Dipartimenti disciplinari, riunioni con RSU e OO.SS., nonché di ogni altra riunione o incontro che si renda necessario per il regolare funzionamento dell’Istituto Comprensivo FR1, così come previsti dal D.Lgs. 297/94 e delle loro articolazioni così come indicate dal PTOF.
2. Il ricorso all’adunanza telematica potrà essere disposto, di volta in volta, dal Presidente dell’Organo Collegiale di turno, in considerazione delle condizioni emergenziali del momento, nei casi di opportunità/necessità e comunque in ottemperanza a quanto eventualmente suggerito dall'RSPP e dal Medico Competente allo scopo di limitare gli assembramenti.

Art. 2 - Definizione

Ai fini del presente Regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi Collegiali di cui all’art.1 per le quali è prevista la possibilità che uno o più dei componenti l’organo partecipi anche a distanza e quindi da luogo diverso dalla sede fissata nella convocazione, o che la seduta avvenga in modalità virtuale con partecipazione da luoghi diversi che consenta comunque di poter esprimere la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso di strumenti e/o piattaforme Web.

Art. 3 - Requisiti tecnici minimi

1. La partecipazione a distanza alle riunioni di un organo collegiale presuppone la disponibilità di una casella di posta elettronica di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione tra i membri secondo due modalità:
   • sincrona, con comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, con collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.
   • asincrona, con comunicazione differita all’interno di un arco temporale predeterminato.
2.  Le adunanze devono svolgersi in video/audio-conferenza, mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettano, al contempo:

• la percezione diretta e uditiva dei partecipanti;
• l’identificazione di ciascuno di essi;
• l’intervento nonché il diritto voto in tempo reale in modalità di intervento e a fine seduta attraverso i moduli di Google, sugli argomenti affrontati nella discussione.
• la riservatezza della seduta;
• il collegamento simultaneo tra i partecipanti su un piano di parità;
• la visione degli atti della riunione e lo scambio di documenti mediante posta elettronica;
• la sicurezza dei dati e delle informazioni;
• la votazione;
• l’approvazione del verbale.

1.  Ai componenti è consentito collegarsi da qualsiasi luogo che assicuri il rispetto delle prescrizioni di cui al presente Regolamento, con l’adozione di accorgimenti tecnici che garantiscano la riservatezza della seduta (ad es. uso di cuffie personali).
2. Nelle riunioni a distanza, ai fini della validità della seduta e delle delibere, devono essere rispettate le prescrizioni del presente articolo.
3. Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat, moduli on line da compilare.
4. Lo svolgimento di discussione e confronto in modalità sincrona avviene preferibilmente attraverso l’utilizzo della piattaforma G Suite For Education, ma anche attraverso altre modalità che garantiscano sicurezza dei dati e informazioni
5. Per la votazione e delibera in modalità sincrona si devono prevedere due scenari:

• riunioni con pochi partecipanti (es. Consigli di Classe, Consiglio Istituti): interazione diretta con opzione " favorevole", "contrario", "astenuto", oppure la segnalazione contestuale in chat della dichiarazione di contrario e astenuto, registrando il silenzio /assenso;
• riunioni con molti partecipanti (es. Collegio Docenti); al momento della delibera formulazione del quesito che viene riportato nel modulo; dichiarazione contestuale del voto contrario o dell'astensione che viene registra nel verbale; al termine della riunione collegiale, per una finestra temporale di 30 minuti, votazione definitiva con modulo di Google.

 In modalità asincrona sono invece utilizzabili strumenti di comunicazione quali: posta elettronica, moduli di Google e/o di sistemi informatici di condivisione di file.

Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

La riunione telematica può essere utilizzata dagli OO.CC. anche per deliberare sulle materie di propria competenza, per le quali non si presume la necessità di discussione collegiale in presenza o l’effettiva compartecipazione, qualora le riunioni non siano previste nel Piano Annuale delle attività o siano convocate con urgenza (meno di 5 giorni lavorativi di preavviso) o necessità.

Sono ammesse altresì riunioni telematiche in cui è prevista una votazione a scrutinio segreto per il Collegio dei docenti e per il Consiglio d'Istituto.

Art. 5 – Convocazione

1. La convocazione delle adunanze degli organi collegiali in forma telematica segue la normativa per la convocazione degli organi collegiali in presenza.
2. Nell’avviso di convocazione, inviato unicamente per posta elettronica e comunicazione pubblicata sul sito web e tramite registro elettronico, deve essere specificato che la seduta avviene tramite strumenti telematici, indicando la modalità operativa di partecipazione e la durata prevista della riunione
3. L’avviso di convocazione deve essere trasmesso almeno cinque giorni prima della data di svolgimento con allegato l'O.d.g. e la documentazione necessaria per consentire ai partecipanti la massima informazione sui temi che saranno trattati.
4. Alle convocazioni effettuate nei termini di cui ai commi precedenti, dovrà essere dato riscontro attraverso la spunta di presa visione se inviata attraverso registro elettronico, fermo restando che la pubblicazione della circolare di convocazione sul sito vale come notifica a tutti gli effetti
5. Gli eventuali emendamenti, mozioni e richieste di integrazione dell’o.d.g. devono essere comunicati per iscritto almeno 24 ore prima della riunione tramite posta elettronica al Presidente o al Dirigente Scolastico che ne daranno adeguata comunicazione ai componenti dell’organo di riferimento
6. Le eventuali comunicazioni del Presidente o del Dirigente Scolastico sui temi trattati non possono superare di un terzo il tempo previsto per la riunione. Gli interventi dei componenti dell’organo dovrebbero non superare (se non in casi particolari e motivati) di norma i due minuti.
7. Quando all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più partecipanti risulta difficoltoso o viene interrotto per problemi tecnici, se il numero legale è assicurato la riunione può comunque svolgersi, considerando giustificata la temporanea assenza del/i componente/i
8. In caso di problemi di connessione durante una votazione, in mancanza di possibilità di ripristino del collegamento nell'arco di 30 minuti, il Dirigente Scolastico o il Presidente del Consiglio di Istituto dichiara nulla la votazione e procede a nuova votazione.

Art. 6 - Svolgimento delle sedute

Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per l’adunanza ordinaria:

1. regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’o.d.g.;
2. partecipazione della maggioranza dei convocati;
3. raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale);
4. La delibera dell’adunanza deve indicare il numero di quanti si sono espressi in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno.
5. La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.
6. Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete al Segretario verbalizzante verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti con la specificazione, a verbale, delle tecnologie in possesso di ciascuno dei partecipanti a distanza.
7. Qualora nell’ora prevista per l’inizio delle riunioni o durante lo svolgimento delle stesse vi siano problemi tecnici che rendano impossibile il collegamento, si darà ugualmente corso all’assemblea, se il numero legale è garantito, considerando assente giustificato il componente dell’organo che sia impossibilitato a collegarsi in videoconferenza. Se il numero legale non è garantito, la seduta dovrà essere rinviata ad altro giorno.
8. Qualora impossibilitato al collegamento sia il Presidente dell’organo, la funzione di Presidente sarà svolta dal componente che può ricoprire tale carica in base alle norme e ai regolamenti vigenti.

Art. 7 - Verbale di seduta

Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:

1. l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
2. la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate;
3. l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dell’organo;
4. la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
5. il contenuto letterale della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno;
6. le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa

Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di approvazione/non approvazione.

La bozza di verbale della riunione telematica, firmata dal Presidente e dal Segretario, è trasmessa, tramite documento condiviso e/o in posta elettronica a tutti i componenti l’organo per eventuali commenti prima dell’esplicita approvazione che avviene nella seduta successiva.

Dopo la formale approvazione si provvede alla pubblicazione negli spazi previsti.

 Art. 8 - Disposizioni transitorie e finali

1. Il presente Regolamento, sostituisce quello adottato nell'a.s. 2020/21 per fronteggiare l’emergenza epidemiologica da Covid-19, e regolamenta le riunioni degli OO.CC. da effettuare in modalità telematica.
2. Per quanto non espressamente disciplinato nel presente Regolamento, si rimanda alle norme contenute nel D.Lgs. 297/94 e successive modificazioni.
3. Il presente Regolamento entra in vigore con l’approvazione da parte del Consiglio di Istituto e resta in vigore fino ad eventuali nuove modifiche.
   

Art. 9 – Riferimenti normativi

1. articolo 3 bis l. 241/1990 (“Per conseguire maggiore efficienza nella loro attività, le amministrazioni pubbliche incentivano l'uso della telematica, nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati”);
2. articolo 14, comma 1, l. 241/1990 (“La prima riunione della conferenza di servizi in forma simultanea e in modalità sincrona si svolge nella data previamente comunicata ai sensi dell'articolo 14-bis, comma 2, lettera d), ovvero nella data fissata ai sensi dell'articolo 14-bis, comma 7, con la partecipazione contestuale, ove possibile anche in via telematica, dei rappresentanti delle amministrazioni competenti”);
3. articolo 12 d. lgs. 82/2005 e in particolare comma 1 (“Le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione nel rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione, nonché per l'effettivo riconoscimento dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al presente Codice in conformità agli obiettivi indicati nel Piano triennale per l'informatica nella pubblica amministrazione di cui all'articolo 14-bis, comma 2, lettera b)”) e comma 3 bis (“I soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, favoriscono l'uso da parte dei lavoratori di dispositivi elettronici personali o, se di proprietà dei predetti soggetti, personalizzabili, al fine di ottimizzare la prestazione lavorativa, nel rispetto delle condizioni di sicurezza nell'utilizzo”);
4. articolo 45, comma 1, d. lgs 82/2005 (“I documenti trasmessi da soggetti giuridici ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale”).
5. N.M. 278 del 6 marzo 2020, “particolari disposizioni applicative della direttiva del Ministro per la Pubblica Amministrazione del 25 febbraio 2020, n. 1 (Direttiva 1/2020), “Prime indicazioni in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-2019 nelle pubbliche amministrazioni al di fuori delle aree di cui all’articolo 1 del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6”, in particolare il paragrafo “Riunioni degli organi collegiali”: “Nelle istituzioni scolastiche del sistema nazionale di istruzione per le quali è stata disposta la sospensione delle attività didattiche, le riunioni degli organi collegiali e le assemblee mensili degli studenti, già calendarizzate potranno essere posticipate alla fine della fase di sospensione ovvero effettuate con modalità telematiche o in presenza.”
6. D.L. 8 aprile 2020, n. 22, “Misure urgenti sulla regolare conclusione e l’ordinato avvio dell’anno scolastico e sullo svolgimento degli esami di Stato”, art. 1, c. 4, lettera a), prevede “le modalità anche telematiche” per la valutazione finale degli alunni, ivi compresi gli scrutini finali.

Approvazione del Consiglio di Istituto delibera n.39 del 27/10/2022